Il peut être intéressant, en amont de la création d'une association, de répondre à ces quelques questions :
Une association est un projet collectif, le minimum étant 2. Le cadre associatif s'il a des avantages, peut aussi comporter des inconvénients/restrictions dans le cas d'un projet de création d'emploi solo. Les chambres du commerces proposent des temps d'information gratuits qui vous permettrons d'identifier le statut d'entreprise adapté au projet.
Les statuts de l'association sont un contrat qui fixe les modalités de mise en oeuvre du projet, les ressources et la gouvernance interne de l'association.
Il existe des modèles de statuts types qu'il est conseillé d'adapter.
Les articles obligatoires :
Cas général :
Cas particuliers : dans certaines branches d'activité, d'autres documents et certificats sont obligatoires, (ex. un professionnel de la production de spectacle doit détenir une licence d'entrepreneur du spectacle) renseignez-vous auprès d'un syndicat de branche, d'une chambre dédiée, d'une structure labellisée Guide Asso ou de l'URSSAF
Il s'agit d'un dossier ou d'un classeur qui regroupe tous les PV et comptes rendus des réunions des instances, selon statuts : Bureau/ CA, AGO et AGE.
Les PV doivent être signés et accompagnés d'un rappel de l'ordre du jour et d'une feuille de présence, signée par les membres.
Un tableau qui récapitule les coordonnées des salariés, le type et la catégorie d'emploi, le nombre d'heures rémunérées, le salaire brut, le salaire net, le montant des cotisations patronales et salariales (voir exemple dans la rubrique "fonction employeur")
Le document unique d'évaluation des risques professionnels. Il s'agit d'un document obligatoire dès le premier salarié. Il décrit les activités, les lieux d'intervention et répertorie d'une part, les risques liés à l'activité ou au local, et d'autre part, il définit les moyens de prévention mis en place. Ce document doit être mis à jour régulièrement en fonction des changements. Les centres de Santé au Travail disposent d'ergonomes qui peuvent vous aider à réaliser votre DUERP
La RGPD demande à ce que la procédure de traitement des données personnelles soit définie et qu'un responsable du traitement soit nommé. Qu'il s'agisse du traitement des données des adhérents ou de celles des salariés, le procéssus de traitement doit être consigné dans un registre. La CNIL délivre des modèles
C'est un document interne qui précise et complète les statuts. Il peut servir de feuille de route ou de plan de développement, sur une période donnée.
Il est facultatif mais pourra être demandé par un financeur dans le cadre d'une subvention ou d'une aide au projet.
Il s'agit d'un document interne facultatif qui précise les règles de bonne conduite au sein de l'association. Il peut être utile si l'association développe un service de prêt (de vélo, de matériel divers) aux adhérents ou si celle-ci dispose d'un local ouvert aux adhérents. Il peut fixer le cadre et les limites d'utilisation des biens et des services que l'association met à disposition des adhérents/usagers.
Schéma représentant les différents membres et leur fonction ; le circuit des décisions.
Un organigramme fonctionnel peut aller plus dans le détail des procédures, il peut indiquer les coordonnées et les jours de présence des membres dirigeants ou de l'équipe salariée.
L'organigramme simple est un repère interne, l'organigramme fonctionnel peut par ex. indiquer au public comment s'inscrire à une activité ou comment porter réclammation.
en théorie, tenir une comptabilité d'engagement (en partie double) sur logiciel, n'est obligatoire que si l'association obtient 153 000 € de subventions publiques (Europe comprise).
Certains financements publics demandent la publication annuelle des comptes au JO . Le conventionnement avec une Ville, une collectivité ou l'Etat peut prévoir le dépôt annuel des comptes dans "le compte asso". Plus d'infos
Si l'association ne reçoit aucun financement, en marche normale, il n'est pas utile d'envoyer les comptes à la préfecture. Ceux-ci devront simplement être approuvés par l'AGO.
(*) Il existe des logiciels de comptabilité libres de droits qui peuvent être téléchargés gratuitement. Avant d'en choisir un, veillez à ce que le montant du chiffre d'affaire ne soit pas limité et qu'il ne soit pas trop ancien afin de bénéficier d’une aide en cas de plantage ! Certains développeurs animent des forum d'entraide.